Argentum Kancelaria to system, który powstał przy współpracy z jedną z największych polskich firm prawniczych, aby zmniejszyć nakład pracy przy prowadzeniu spraw i projektów oraz umożliwić scentralizowany dostęp do wszystkich informacji związanych z obsługą klientów. Aplikacja przeznaczona jest dla dojrzałych organizacji, dla których sprawność działania, jakość obsługi, sprawna komunikacja i kontrola prowadzonych działań są ważnym czynnikiem sukcesu. Jednym ze specyficznych obszarów działalności jest wsparcie obsługi uczestników pozwów zbiorowych.
Procesy, ścieżki akceptacyjne, model danych, strukturę dokumentów oraz wiele innych parametrów można dostosowywać zarówno na etapie wdrożenia, jak i w późniejszym momencie.
Argentum wspiera szybkie procedowanie spraw. Gwarantuje uczestnikom procesu precyzyjną informację o sprawach, dokumentach oraz działaniach. Wrażliwe dane przechowywane są w chmurze lub w bezpiecznej serwerowni Klienta. W obydwu przypadkach dbamy o wysoką dostępność oraz zgodność z wymogami prawa.
System umożliwia szybką rejestrację spraw powierzonych Kancelarii. Wspiera też grupowanie ich w projekty, tak aby wygodnie realizować długoterminowe usługi dla jednego klienta. W każdym przypadku informacja o zakresie czynności, kontaktach z klientem, stanie realizacji umowy, dostępnych dokumentach, zasadach rozliczeń etc. jest przechowywana strukturalnie i dostępna w kontekście poszczególnych działań. Dzięki temu łatwiejsze jest przekazywanie wiedzy i dołączanie nowych osób do obsługi klienta.
Dla prowadzonych spraw prowadzona jest kartoteka wykonywanych czynności. W systemie mogą być odnotowywane zarówno czynności przewidziane procedurą dla danej klasy spraw, jak i inne wydarzenia, nawet jeśli stanowią tylko element wewnętrznego sposobu procedowania Kancelarii. Czynności są ściśle powiązane z planowanym terminem ich wykonania, a system oferuje kilka mechanizmów przypomnień o konieczności ich realizacji. Dla czynności standardowo wynikających z procedur system podpowiada termin ustawowy. Wszystkie ustalone daty są widoczne w kalendarzach osób odpowiedzialnych za poszczególne działania.
Sprawne udostępnianie pism adresatom, z informacją czego pismo dotyczy i jaki jest to typ dokumentu, pozwala na szybką dystrybucję kluczowych informacji. Dodatkowe informacje są przechowywane w kontekście i dostępne dla uprawnionych osób. Podobnie korespondencja wychodząca: system przechowuje dane o adresacie indywidualnym lub instytucjonalnym ze wskazaniem organu rozpoznawczego, potwierdzenie nadania, nadawcę, osobę obsługującą i status. Skany pism dostępne są w systemie w kontekście prowadzonych spraw oraz klientów.
W systemie możliwe jest odwzorowanie całej złożoności umów zawieranych z klientami. Dzięki temu możliwe jest zarówno prawidłowe przeliczenie danych o przepracowanym czasie na wysokość zobowiązań klienta, jak i bieżące ostrzeganie osób odpowiedzialnych o zbliżaniu się lub osiągnięciu wyznaczonego w umowie z klientem limitu godzin (cap). Argentum umożliwia przygotowanie zestawień przepracowanych godzin dla klienta, uwzględniające także koszty podróży oraz inne wydatki. Dodatkową korzyścią jest standaryzacja kontaktu prawnika z działem księgowym.
Argentum wspiera proces obsługi pozwów grupowych, dostępne są mechanizmy obsługi masowej: automatyzacja przygotowania dokumentów dla Sądu, masowa wysyłka maili do uczestników, dodawanie do pozwu nowych uczestników, z uwzględnieniem ich statusu, oraz przeprowadzanie głosowań. Sposób przechowywania danych oraz dokumentów wszystkich uczestników umożliwia szybkie uzyskanie informacji o ich statusie i płatnościach. Dedykowane raporty pozwalają orientować się w sytuacji bieżącej w pozwie. Dzięki wykorzystaniu portalu klienta uczestnicy pozwu mają też stały wgląd w stan sprawy i swoje dokumenty.
Silver Bullet dzisiaj oznacza inteligentne rozwiązania kluczowych problemów firm.