Celem wdrożenia było stworzenie systemu będącego pojedynczym punktem kontaktu (SPOC) dla wszystkich działań związanych z pracami administracyjnymi i serwisowymi – z uwzględnieniem współpracy z zewnętrznymi podwykonawcami. System miał usprawnić pracę działu administracyjnego oraz przyśpieszyć obsługę zgłoszeń. Z uwagi na wymagania regulacyjne branży, musiał także zapewniać pełną ścieżkę audytową dla podejmowanych działań i gromadzić dokumentację wymaganą podczas kontroli organów nadzorujących.
System Argentum Contact Desk został skonfigurowany zgodnie z wynikami analizy przedwdrożeniowej. Część funkcji systemu było oczywistych – stworzenie bazy urządzeń, zasilenie bazy użytkowników wraz ze strukturą organizacyjną, dostosowanie modelu danych zgłoszeń, dostosowanie modelu uprawnień i skonfigurowanie schematu powiadomień. Skonfigurowany został także model uwzględniający dostępność usług, odpowiedzialność za poszczególne obszary i powiązane umowy z podwykonawcami. Dla użykowników końcowych uruchomiony został portal umożliwiający nadsyłanie zgłoszeń, śledzenie ich historii i obsługę procesu komunikacji.
Dopasowano model danych dotyczących lokalizacji i opisu elementów infrastruktury. Część urządzeń miało jednoznaczne przypisanie do budynku i pomieszczenia, część musiało być przypisywanych bez określenia pomieszczeń.
Skonfigurowany został schemat workflow uwzględniający istniejące procedury i zewnętrznych podwykonawców. W systemie zdefiniowano rolę poddostawcy, jego działania w ramach procesu uzgadniania zakresu prac i ich wyceny, oraz ustawiono dodatkowe mechanizmy separacji danych, aby poddostawca widział w systemie tylko własne prace i zlecenia.
Proces obiegu zleceń serwisowych musiał wspierać kompletowanie dokumentacji wymaganej przez procedury zamawiającego i ogólne przepisy związane z działalnością firm farmaceutycznych. Zlecenie przekazywane do zatwierdzenia i rozliczenia musiało zawierać dokumentację obejmującą wygląd obiektu przed wykonaniem prac, wygląd po wykonaniu prac oraz podpisany obustronnie formularz akceptacji. System musiał uniemożliwiać rozliczenia zlecenia niezawierającego kompletu wymaganej dokumentacji.
Zakres wdrożenia obejmował prace analityczne, dostosowanie systemu Argentum, prace integracyjne oraz szkolenia i opiekę powdrożeniową.
Prace zostały wykonane profesjonalnie, terminowo i zgodnie z zaakceptowaną ofertą. System jest objęty opieką powdrożeniową producenta — firmy Silver Bullet Solutions sp. z o. o.
Kierownik Działu Technicznego
Silver Bullet dzisiaj oznacza inteligentne rozwiązania kluczowych problemów firm.