Polityka Jakości i Zarządzania Jakością u Klienta była realizowana zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2015-10, przy jednoczesnym wykorzystaniu doświadczeń wypracowanych wcześniej na innych europejskich rynkach. Zarządzanie Procesami i Zarządzaniem Ryzykiem wypełniało wymogi normy PN-ISO 31000:2012. W 2018 r. podjęto decyzję o wdrożeniu nowego systemu, którego użytkownikami docelowo mieli stać się wszyscy pracownicy organizacji, a także pracownicy sieci autoryzowanych punktów sprzedaży.
Działające dotąd narzędzia były oparte o zdezaktualizowane technologie – istotne ograniczenie stanowił brak integracji zarówno pomiędzy składowymi używanych rozwiązań, jak i z pozostałymi elementami infrastruktury teleinformatycznej. Rozwój firmy wymusiły implementację w pełni zintegrowanego systemu informatycznego, opartego o nowoczesne technologie i działającego jako aplikacja internetowa dostępna dla całej, rozproszonej geograficznie struktury organizacyjnej. Od 2019 r. dostawcą zintegrowanego systemu Zarządzania Jakością została firma Silver Bullet Solutions.
Zaplanowane do wdrożenia nowe funkcje systemu objęły m.in. tworzenie i zarządzanie Planami Audytów, prowadzenie audytów dotyczących procesów, ich realizację przez jednostki organizacyjne, raportowanie wyników i obsługę spostrzeżeń, niezgodności i zaleceń audytowych.
Utworzenie kartoteki procesów umożliwiło budowę hierarchicznej struktury, strukturalne definiowanie opisów, odpowiedzialności jednostek organizacyjnych, relacji procedur z procesami realizowanymi w organizacji oraz powiązanie ich z planami audytów i samymi audytami.
Moduł zarządzania procedurami umożliwił ich definiowanie w podziale na różne typy, konwersję do dokumentów zapisanych w formacie Microsoft Word oraz PDF, a następnie ich dystrybucję do pracowników na podstawie zdefiniowanych w systemie reguł, bazujących na rolach i miejscach zajmowanych przez adresatów w strukturze organizacyjnej. Zatwierdzenie, dystrybucja i publikacja dokumentów procedur różnymi kanałami mogła odtąd odbywać się przy pomocy przebiegu procesu pracy (workflow), zaprojektowanego specjalnie wewnątrz systemu.
Została przeprowadzona pełna integracja z informatyczną infrastrukturą organizacji w zakresie systemów uwierzytelniania opartych o mechanizmy SSO, systemu poczty elektronicznej, Microsoft Active Directory, systemu odpowiedzialnego za zarządzanie strukturą organizacyjną, a także na poziomie bazy wiedzy organizacji.
Istotnym elementem projektu było przeniesienie danych z systemów zastanych, które obejmowały procedury, procesy, plany audytów, same audyty i raporty.
Moduł administracyjny w nowym systemie pozwalał odtąd na pełne zarządzanie słownikami bazowymi systemu, wszystkimi użytkownikami oraz pełnionymi przez nich rolami. Obejmował także opcje lokalizacji systemu – w zakresie wybranych, dostępnych języków, a także zarządzanie modelami przebiegów procesów (workflow).
System jest obecnie dostępny dla ok. 6 tys. użytkowników końcowych w ramach rozproszonej geograficznie struktury i wykorzystywany przez około 100 osób biorących udział w zarządzaniu procesami obsługiwanymi przez system. Ponadto stanowi repozytorium dokumentów dla obsługiwanych procesów i umożliwia nadawanie uprawnień dostępowych w ramach całej organizacji. Obsługa procesów w systemie oparta jest o konfigurowalny z poziomu administratora systemu workflow. Wszystkie prace wykonane w ramach zamówienia zostały wykonane terminowo i zgodnie z wymaganiami.
Silver Bullet dzisiaj oznacza inteligentne rozwiązania kluczowych problemów firm.